崇义章源钨业股份有限公司
负责任矿物申诉程序
1 目的
确保崇义章源钨业股份有限公司公司（以下简称“公司”或“章源钨业”）钨原料采购符合《负责任矿物审验流程》要求，认真履行企业社会责任，建立规范、科学、有效的申诉机制，允许公司的相关方（受影响人员或举报者）就采矿、贸易、加工和运输情况有关的疑虑、申诉得到妥善处理。
2 依据
《负责任矿物审验流程钨冶炼厂标准》、《崇义章源钨业股份有限公司供应链政策》等
3 适用范围
本程序适用于本公司的相关方及本公司涉及负责任钨矿物采购相关工作的部门、单位及人员，章源钨业涉及的钨材料供应链。
4 管理机构及职责
公司设立申诉处理小组，小组成员由审计监察部、党群办、总经办、采购部、生产部、品质管理部组成。工作组负责对申诉的处理。
5 工作程序
5.1 申诉渠道
公司设立联系/申诉电子邮箱：export1@zy-tungsten.com
联系/申诉电话：0797-3816600
电子邮箱及电话用于接收相关的询问和申诉。
工作中接收到的相关方关于负责任矿物供应链的与采矿、贸易、加工和出口情况有关的疑虑方面的信息。
5.2 申诉的内容
相关方对公司的供应链管理提起申诉时，该申诉需包含以下内容：
a）具体说明向何种决定提起申诉及理由；
b）附相关支持性证据；
如果可行，请包括：
a）申诉方的名称和联系信息；
b）申诉人认为可行的解决措施建议。
本公司允许匿名申诉。
5.3 申诉信息的分类
公司需对接收到的询问和申诉信息进行分类识别。申诉信息分为一般信息、特殊或重要信息、不予受理信息
一般信息：相关方对公司负责任矿物供应链管理的咨询、供方的调查问卷等。
特殊或重要信息：管理不符合公司的供应链政策要求的信息；对公司矿物采购涉及公司识别高风险的信息；对公司矿物采购不符合公司供应链政策的信息。
不予受理信息：琐碎的、恶意的或者可能为了获得竞争优势而产生的投诉；没有令人信服的客观证据支持的投诉。
5.4 申诉的处理
申诉处理小组应在收到申诉，通过以下六个步骤开展工作：
步骤一：接受申诉或沟通
受理申诉与沟通的工作人员负责记录申诉与沟通内容，并确保把相关内容记录在申诉档案中。
步骤二：初步评估
初步评估申诉与沟通的内容是否符合本申诉与沟通机制的范围，并将相关信息传达给公司的相关领导和部门。
步骤三：申诉确认
在收到申诉与沟通事项之后的七个工作日内，向申诉人反馈书面回函，以确认收到申诉，并提供解决申诉的步骤和时间。
步骤四：申诉回应
申诉调查将在接到申诉之后立刻开展，在申诉开始之日起一个月内完成与申诉有关的调查报告或行动报告，并形成回应结论。回应的内容将会有三种方式：
a) 不符合申诉范围，申诉不成立，驳回；
b) 接受申诉，但本公司不存在申诉问题，无需采取纠正或改进措施；
c) 接受申诉，确认需要采取纠正或改进措施。
步骤五：改进行动
如申诉方对调查报告或行动措施不满意，公司将开展进一步的调查和研究，确定需要深入开展的行动方案并予以实施。如申诉方仍就与公司改进行动无法达成一致，可将申诉转交给第三方进行调解或聘请外部专家参与审查及磋商。
步骤六：监测与评价
申诉工作处理小组每个季度将收到的申诉、解决以及未决的情况向公司供应链尽责管理委员会汇报；每年分析申诉解决的情况以及时限，并评估申诉与沟通机制的有效性。
5.5 申诉的记录
申诉工作处理小组应将收到的申诉记录在申诉登记册中，包括以下内容:
a) 何人何时提交申诉；
b) 申诉的类型、问题/主题以及申诉提交的具体信息；
c) 对于申诉处理过程的资料存档，并至少保存5年。
6 申诉人的保障措施
公司对申诉或沟通有关举报供应链尽责管理相关不合规事件的合作伙伴或相关人员，提供保持合作权限以及额外奖励等保障措施。公司对主动申报和沟通并提供有价值线索的合作伙伴，提供豁免权以及保持合作权。
6.1 无论相关单位是主动还是被动向公司员工及其关联人员提供不正当利益，如果相关单位主动向公司审计监察部等相关职能部门说明情况，公司将继续保持业务合作关系，并对所说明的违规责任不予追究，免于处罚。
6.2 如果公司申诉处理小组在调查过程中，相关单位积极配合调查并主动说明存在问题，公司将减轻追究其违规责任，在调查过程中如果主动提供公司申诉处理小组所不掌握的供应链尽责管理不合规的信息，在公司权利范围内可免于处罚。
6.3 公司及公司相应职能部门和人员对申诉信息严格保密。申诉材料应作为机密级资料严格管理，未经公司分管领导或总经理批准，任何人不得调阅。严禁将申诉材料转到被申诉方手中，严禁打击报复举报人，保护举报人的合法权益，对严重泄密、导致举报人合法权益受到损害的，移交司法机关处理。
崇义章源钨业股份有限公司
2023年1月10日